对于航运业,就像其他行业一样,转型在数字时代至关重要。

1802年,托马斯·杰斐逊(Thomas Jefferson)在致财政部长的信中发表了有力的声明:“信息是民主的货币。”200多年后,托马斯·杰斐逊(Thomas Jefferson)’s concept of “信息作为货币”在数字时代共鸣。如今,信息已成为一种全球性的货币,它是一种必须严格管理的消耗品,就像华尔街巨头埃克森美孚(Exxon)进入尚未开发的油田一样:开采,提炼并使其盈利。

我们生活在一个所有内容都演变为数字,移动,虚拟和个人内容的世界中。个人方面不仅是内容和服务的个性化,而且是任何人控制自己接收的信息以及何时,何地以及在什么设备上接收信息的能力。信息是推动联系并推动业务发展的货币。

尽管信息量迅速累积,但世界各地的运输和物流企业应管理华尔街巨头埃克森美孚,IBM,谷歌,Facebook和微软等数据。“信息作为货币”它处于无纸化革命的最前沿,并且具有将信息转换为有意义的丰富数据的能力,组织可以使用这些数据来支持更好的决策并扩大其市场份额。信息管理和文档管理计划在这一发展过程中发挥着至关重要的作用,但是企业应该深入研究文档管理的可能性,而不仅仅是治理和消除纸张。

纸是我们所知道的并且舒适的

无纸化办公室不再是一个难以实现的目标–尤其是在COVID-19推动下,许多企业进入家庭或其他远程环境。许多运输企业已开始发展成为内部流程(如会计和客户服务)的无纸化环境。这些系统提高了效率,实现了更快的通信并提供了重要的数据,从而可以做出更好的业务决策。信息和图像管理协会(AIIM)于2014年发布的一项研究发现,有68%的受访者看到其组织内纸张的增长稳定或减少。现实情况是,统计数据大声疾呼着我们仍然停留在纸面上的事实,对于运输和物流而言尤其如此。

当AIIM询问信息发生了什么’是通过网络,表格或PDF数字生成的,超过40%的受访者表示先打印然后再扫描。它’以电子方式流入组织,但是’仍然以纸的形式结束,然后扫描为电子格式。

仍然使用纸张的两个主要驱动因素包括数字签名的采用率低,尤其是在需要物理签名的企业中,以及业务流程自动化和工作流程从未发展到企业这一事实。在2013 AIIM关于业务流程管理的研究中,超过50%的受访者表示他们一半或更多的业务流程是不可预测和直接的。

例如,在运输和物流中,仍然存在用于交货证明或提货单的纸质表格。在医疗保健中,必须将处方作为处方记录的一部分进行维护。处理这些纸质表格非常耗时,容易出错且成本很高。信息是通过将数据输入计算机或扫描文档的工作人员进入您的业务系统的。想象一下在短短几秒钟内将信息从工作点直接转移到您的业务系统吗?

无论工作发生在哪里,都能通过移动获得竞争优势

航运和物流业务开始将其业务转移到数字化,但是纸张仍然存在于许多组织的旧文件夹中。在办公室时,我们使用技术通过文档扫描来捕获,组织和共享纸质信息,但是这一过程有其缺点。您需要一台笔记本电脑和Internet连接,如果您既没有笔记本又需要快速记录重要信息,该怎么办?有时电子版本不清晰,并且纸张通常有不同的尺寸和形式。挑战清单很长。

捕获重要的运输文件不只是扫描文件和图像。各地的托运人都开始使用移动技术简化其业务流程,如今文件’完全不必发送到扫描仪。无论何时何地都可以从文档中移动捕获数据,这已经获得了巨大的发展。通过利用平板电脑和智能手机,移动捕获功能将运输文档的捕获功能扩展到了起点。它提供了从表单或文档中捕获重要信息的功能,并可以自动数字化并提交数据。客户和员工可以安全地将货运单据上传到他们需要的任何地方,以促进实时响应和即时处理单据,使信息随时可用,以更好,更快地制定决策。

通过移动捕获获得的运营效率非常高:

  • 托运人的响应能力增强
  • 增强数据准确性
  • 降低文件处理成本
  • 简化运输流程
  • 改善信息访问能力
  • 延长了员工处理更重要的业务任务的时间
  • 现金流量增加

文件管理为企业信息管理铺平道路

数据大量大量流入企业,企业正在努力降低业务风险并实现价值最大化。正确的文档管理解决方案可以消除将物理文档集成到电子系统中的挑战,并为托运人提供通往全数字环境的路线图。在该路线图中,企业信息管理(EIM)是在整个企业范围内组织和管理信息资产以提高效率,提高透明度和产生更多业务洞察力的必要准则。 EIM将信息视为推动业务成果并改变我们查看数据方式的资产–信息转化为货币或知识。

EIM是控制企业中结构化和非结构化数据库孤岛中的数据量的独特机会。它提供了一种用于识别,分类和管理电子邮件服务器,企业资源计划,文档管理系统等中的数据的综合方法。 EIM是大数据战略的序言。

大数据计划的共同挑战是非结构化数据–企业中超过85%的数据是非结构化的,这意味着传统数据库不容易解释的不同文件和格式的信息。它’重要的是要理解挖掘大量数据以生成智能分析取决于结构化数据或数据库中存储的数据。大数据革命的中心是数据挖掘,机器学习,高级分析等,以发现数据中的金块。托运人可以快速分析数据,将其转化为可行的见解,并最大限度地利用其价值。

寻求大数据计划和大数据分析的具有远见的航运公司需要正确的工具和信息治理策略。文件管理系统是治理的核心,可以激发企业活力并取得积极成果。