当COVID-19锁定首次开始时,对于许多人来说,虚拟会议有点新颖。

现在,视频会议已成为一种规范,远程商务会议可能会像过去的物理会议那样变得不受欢迎。安排虚拟会议的人员面临的最大挑战之一是如何保持与会人员的参与度。毕竟,当您与与之交谈的人不在同一个房间时,很容易分心或变得毫无兴趣。

因此,如果您想避免观看远程会议区域的与会者,请继续阅读。这里有十种方法来确保您的虚拟会议保持按时进行并富有成效。

1.允许一些社交活动

人们感到在家工作时感到与世隔绝,所以一定要在虚拟会议中留出一些时间,让人们了解并分享他们的新闻。您的远程会话可能是同事之间相互交谈已有一段时间了,因此期望完全没有社交聊天是不合理的。

2.确定会议的气氛

最初的社交活动一旦结束,就该开始做生意了。因此,如果您是会议的主持人,则取决于您自己来结束社交聊天,然后为会议的其余部分设置专业的,类似业务的基调。

3.在会议之前分发议程

为您在会议之前安排和分发的每个虚拟会议创建结构化的议程。在会议开始之前,通读主题列表也是一个好主意,以使每个人都专注于要讨论的问题。如果您为虚拟会议制定了明确的时间表,您会发现人们的参与度更高,这将有助于您控制会议程序。

4.战略性地计划会议

在制定会议日程时,请尝试以最有效的方式来组织活动的顺序。例如,如果存在人们需要讨论的棘手主题,则最好在会议开始时将这些主题排除在外。如果您知道某些主题可能引起冗长的辩论,则可能需要考虑将这些主题留在运行顺序的后面,以免用完时间。而且,如果您希望会议以高调结束,则将所有令人兴奋的公告作为列表上的最后一项。

5.介绍所有参与者

在虚拟会议中介绍所有与会者是让每个人都参与的好方法’吸引人们的注意力,并进行介绍,当然,也是很好的视频会议礼节。如果其他人不认识某些参加会议的人,那么如果新来者对自己说几句话也可能会有所帮助。您越能使人们感受到会议的参与感,他们对讨论的话题就会越关注。

6.确保与会者具有正确的设备

当您发送虚拟会议计划时,请包括与会人员所需设备的一些准则以及他们将使用的软件的详细信息。在安排会议开始之前,请与会者测试设备。例如,如果某个与会者由于无法使麦克风工作而暂停会议,则其他与会者将无聊地等待会议开始。

7.尽量不要太正式

您将希望保持商务视频会议的主题。即使这样,过分正式也可能适得其反。视频会议对某些人而言可能是非常令人生畏的,因此,如果会议过于正式,这些人可能会坐下来不与其他参与者互动。偶尔开玩笑会有助于使人们放松,并会打破正式会议的单调乏味并有助于举行会议。’s attention.

8.不要举行不必要的虚拟会议

在安排视频会议会话之前,您应该问自己是否根本需要召开虚拟会议。如果您打算在会议上做的是发布一些公告或分发信息,那么电子邮件可能是一个更好的解决方案。但是,当您有一个远程工作的团队时,虚拟会议可能是将团队召集在一起的唯一方法。因此,尽管不必要的会议可能会浪费时间,但有时它们也可能是树立团队精神和鼓舞士气的最佳方法。

9.使虚拟会议互动

通过使用视觉效果并鼓励参与,使您的虚拟会议有趣。人们很难参加无聊的身体会议。它’在平淡的虚拟会议中更难引起注意。因此,请避免冗长的独白和无聊的静态PowerPoint幻灯片。取而代之的是,通过一些动画幻灯片为事情增添趣味,并鼓励他们参与程序。

10.增强您的演示和主持技能

您主持的虚拟会议的进行程度在很大程度上取决于您。如果您很好地组织了会议,制定了良好的计划,并以精明的方式控制了会议,则可以使所有与会者保持参与。而且,如果您为演示文稿设定了高标准,其他与会者将在您主持的下一次远程会议中效仿您的示例。

摆脱上述几点的关键是,主持人确实需要付出一些努力才能使人们参与虚拟会议。但是,如果您采纳了上述一些想法,则可以避免在下次远程会议的与会者眼中看到那种呆滞的表情。